Pünktlich zum Jahresbeginn stehen viele Unternehmer wieder vor der Frage: Welche Unterlagen können eigentlich dem Reißwolf übergeben und welche Dateien unwiderruflich gelöscht werden?
Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren. Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen 10 Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen 6 Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.
Konkret: Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2017 weg
Ab 1. Januar 2017 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2010 oder zuvor erstellt wurden. Aus dem Jahr 2006 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.
„Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros, und verdeutlicht anhand eines Beispiels: „Wenn 2006 die letzte Buchung für 2004 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2017 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2004 vernichtet werden.“
Das Softwarebüro Krekeler hat z. B. mit Office Manager (www.officemanager.de) eine DMS-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen am Markt, mit der alle papiergebundenen und digitalen Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in einem digitalen Archivierungssystem verwaltet und aufbewahrt werden können. „Office Manager berücksichtigt übrigens die Möglichkeiten der WORM-Software rdxLock insbesondere hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum errechnet Office Manager automatisch den Zeitpunkt, ab dem ein Beleg gelöscht werden darf“, informiert Harald Krekeler.
Office Manager ist als 32 und 64 Bit-Edition für Windows-Betriebssysteme ab XP in einer Enterprise-Version für Firmennetzwerke sowie als Edition „Pro“ für Einzelarbeitsplätze erhältlich. Weitere Informationen unter www.officemanager.de/glossar/aufbewahrungsfristen/
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